Die Tücken der Digitalisierung

Die Digitalisierung schreitet in den meisten Branchen unaufhaltsam voran. Immer schneller werden Informationen, Daten und Belege empfangen, verarbeitet, weitergeleitet. Geschäftsprozesse, Bestellung von Waren, Kundenkommunikation, die Bearbeitung von Rechnungen – alle Bereiche des Unternehmens sind betroffen. Das komplette Rechnungswesen ist heutzutage ohne elektronische Unterstützung nicht mehr denkbar. Digitalisierung hilft dabei, Arbeitsabläufe nicht nur zu vereinfachen, sondern mitunter auch zu automatisieren. Mit all diesen Vorteilen gehen aber auch gewisse Risiken einher: Dateien können unbeabsichtigt verschwinden, Daten werden versehentlich gelöscht oder geändert.

Je komplexer die IT-Strukturen, desto anspruchsvoller wird das sinnvolle technische Zusammenspiel der einzelnen Systeme sowie deren Überwachung. Funktioniert beispielsweise die Datenübergabe von einem IT-System zu einem anderen nicht reibungslos oder gehen Daten verloren, kann dies zu gravierenden Problemen für das gesamte System führen.

Die Finanzverwaltung hat dieses Risiko erkannt und vor diesem Hintergrund die Regeln für die digitale Buchführung überarbeitet. Seit Anfang 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ - kurz GoBD. Nach den GoBD haben Unternehmer/innen vielfältige Maßnahmen einzuleiten, um die Auswertbarkeit von steuerrelevanten Daten und Belegen dauerhaft sicherzustellen. Aus den GoBD ergeben sich klare Vorgaben für die eingesetzten DV-Systeme sowie für den Umgang mit Dokumenten, Daten und anderen Aufzeichnungen. Zur Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit der Buchführung ist u.a. die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation vorgesehen. Diese Verfahrensdokumentation muss Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig beschreiben. Dies bedeutet: Je mehr IT-Systeme im Einsatz sind, desto größer ist der Erstellungsaufwand.